Este apartado explica cómo debe coordinarse la primera reunión formal con el cliente después del onboarding. Su objetivo es alinear expectativas, revisar el brief, confirmar el alcance contratado y explicar cómo se desarrollará el proyecto por fases. En esta etapa, el Coordinador debe preparar la reunión con la información completa del cliente, completar la presentación de kickoff, guiar la conversación de forma ordenada, evitar prometer fechas exactas sin aprobación interna y cerrar la reunión con próximos pasos claros para el cliente y el equipo.
Tabla de contenidos
Fase 02 — Kickoff del Proyecto
La reunión de kickoff es la primera reunión formal del proyecto. Su objetivo es alinear expectativas antes de iniciar el trabajo.
1. Preparar la reunión de kickoff
Antes de la reunión, el Coordinador debe tener listo:
- Brief completado por el cliente.
- Contrato o acuerdo revisado.
- Propuesta aprobada.
- Lista de entregables.
- Plantilla de presentación de kickoff completada.
- Plan de trabajo por fases.
- Preguntas pendientes para el cliente.
No se debe llegar a una reunión de kickoff sin revisar el proyecto o tener claridad del mismo
2. Preparar presentación de kickoff
Usar la plantilla oficial.
Plantilla de kickoff: https://drive.google.com/drive/folders/1JsIXlGvC2NHpIsOZd9M10-NEocmKdpis?usp=sharing
La presentación debe incluir:
- Título del proyecto.
- Nombre de la marca.
- Estado actual de la marca.
- Objetivo estratégico principal.
- Segmento de cliente prioritario.
- Alcance contratado.
- Etapas del proyecto.
- Qué se hará en cada etapa.
- Qué necesita Dizalo del cliente.
- Cómo se manejarán revisiones y aprobaciones.
- Próximos pasos.
No escribir textos largos.
Usar frases cortas y claras.
Puedes usar la plantilla de presentación de indesign + el prompt de generación de kickoff aquí
3. Estructura de la reunión de kickoff
Duración recomendada: 30 a 45 minutos.
Orden de la reunión:
- Saludar al cliente.
- Presentarse como Coordinador del proyecto.
- Explicar el objetivo de la reunión.
- Revisar brevemente el contexto del proyecto.
- Revisar el alcance contratado.
- Revisar los entregables.
- Explicar las fases del proyecto.
- Confirmar qué recursos faltan.
- Confirmar próximos pasos.
- Explicar cómo será la comunicación.
- Cerrar la reunión con acciones claras.
4. Qué decir al inicio de la reunión
Usar esta estructura:
“Gracias por conectarse (Nombre de cliente). El objetivo de esta reunión es alinear el inicio del proyecto, revisar el alcance, confirmar los recursos que necesitamos y explicarles cómo será el proceso de trabajo durante las próximas semanas.”
5. No prometer fechas exactas innecesarias
No prometer fechas específicas si no son necesarias.
Usar semanas o fases.
Correcto:
· “Durante la primera semana trabajaremos en investigación.”
· “En el segundo bloque avanzaremos con estrategia.”
· “Después de aprobar esta fase, pasamos a diseño.”
Incorrecto:
· “El martes 14 a las 3:00 p.m. ya estará lista la propuesta.”
· “El viernes sin falta enviamos todo.”
Solo prometer fechas exactas si dirección las aprobó. No le ates la soga al cuello al equipo sin haber iniciado el proyecto
6. Cerrar la reunión con próximos pasos
Antes de terminar, resumir:
· Qué hará Dizalo.
· Qué debe enviar el cliente.
· Quién queda responsable.
· Cuál es el próximo hito.
· Cuándo se enviará la próxima actualización.
Ejemplo:
“Entonces, como próximos pasos, nosotros vamos a revisar la información del brief y preparar la primera fase del proyecto. De su lado queda pendiente enviarnos [RECURSO]. Les estaremos compartiendo una actualización durante esta semana.”
7. Después de la reunión
Al terminar el kickoff, el Coordinador debe:
- Revisar notas de Fathom.
- Sacar acciones clave.
- Actualizar la tabla de Figma.
- Enviar resumen interno al equipo y al cliente con la minuta
- Enviar correo breve al cliente si hay pendientes.
Tiempo máximo: el mismo día de la reunión.
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