Este apartado explica cómo el Coordinador debe gestionar la comunicación y seguimiento con proveedores externos cuando su trabajo impacta un proyecto activo de Dizalo. Su objetivo es asegurar que cada proveedor tenga claro el alcance de su servicio, reciba los recursos necesarios para avanzar y cumpla con los entregables acordados sin afectar el flujo interno de la agencia. En esta fase, el Coordinador debe validar avances, resolver dudas, coordinar reuniones cuando sea necesario y recordar que el equipo interno siempre tiene prioridad operativa sobre proveedores externos.
Tabla de contenidos
Fase 09 — Coordinación con Proveedores Externos
Un proveedor externo puede ser:
- Agencia de generación de leads.
- Agencia de contenido.
- Freelancer.
- Fotógrafo.
- Desarrollador web.
- Impresor.
- Editor de video.
- Consultor externo.
El Coordinador debe coordinar con ellos cuando su trabajo afecte un proyecto activo.
1. Entender el alcance del proveedor
Antes de pedir algo, el Coordinador debe saber:
- Qué servicio presta el proveedor.
- Qué incluye su servicio.
- Qué NO incluye.
- Qué necesita para avanzar.
- Cuándo entrega.
- Cómo prefiere comunicarse.
- Quién aprueba su trabajo.
No tratar al proveedor como empleado interno. Un proveedor externo trabaja bajo un acuerdo específico y manejan sus propios horarios. El trabajo del coordinador es ayudar a los proveedores externos con los recursos que necesitan y a validar qué si estan cumpliendo con su parte del trato.
2. Coordinar recursos
El Coordinador debe asegurarse de que el proveedor tenga:
- Brief.
- Archivos necesarios.
- Logos.
- Textos.
- Accesos.
- Fechas de referencia.
- Contacto responsable.
- Objetivo del trabajo.
3. Reunión semanal con proveedor
Si el proveedor trabaja de forma continua, coordinar una reunión semanal.
Duración recomendada:
20 a 30 minutos
Objetivo:
- Revisar avances.
- Revisar pendientes.
- Confirmar entregas.
- Resolver dudas.
- Identificar bloqueantes.
4. Prioridad interna
Regla:
El equipo interno tiene prioridad sobre proveedores externos.
Esto significa:
- Primero se ordena el trabajo interno.
- Luego se coordina con externos.
- No se debe frenar al equipo interno por falta de seguimiento a un proveedor.
LEER SIGUIENTE PASO: Fase 10 — Apoyo a Ventas y Reactivación de exclientes por correo →