Cómo decidir si una entrega se hace por correo o por reunión.

Este apartado explica cómo el Coordinador debe decidir si una entrega se envía por correo o si debe presentarse en una reunión con el cliente. Su objetivo es asegurar que las piezas simples se entreguen de forma ágil por correo, mientras que las propuestas estratégicas o de alto impacto se expliquen en videollamada para evitar malentendidos. En esta fase, el Coordinador debe revisar archivos, permisos, versiones, responsables internos y próximos pasos antes de enviar cualquier entrega, además de ordenar los comentarios del cliente para que el equipo creativo pueda aplicarlos correctamente.

Tabla de contenidos

Fase 07 — Coordinación de Entregas

Una entrega es cualquier archivo, propuesta, pieza o presentación que se comparte con el cliente.

El Coordinador debe saber si la entrega se manda por correo o se presenta en una reunión/videollamada.

1. Entregas que pueden enviarse por correo

Se pueden enviar por correo cuando son piezas simples.

Ejemplos:

  • Piezas de redes.
  • Banners.
  • Ajustes menores.
  • Ajuste menor a una propuesta individual de logo
  • Archivos finales empaquetados y aprobados.
  • Documentos simples.
  • Versiones corregidas.

2. Entregas que deben presentarse en reunión

Deben presentarse en reunión cuando requieren explicación estratégica.

Ejemplos:

  • Presentación de logotipo (Ronda de logos 1, 2, 3)
  • Estrategia de marca.
  • Dirección creativa.
  • Propuesta de rebranding.
  • Presentación de prototipos de sitio web
  • Presentación de estrategia creativa/publicitaria
  • Presentación importante de identidad visual.
  • Cambios grandes de marca.

Regla:

Si el cliente necesita entender el razonamiento detrás del trabajo, se agenda reunión.

3. Proceso para coordinar una entrega por correo

Antes de enviar, revisar:

  • El archivo abre correctamente.
  • El link de Google Drive tiene permisos correctos (Acceso como comentador o editor para todos los que ingresen al link)
  • El nombre del archivo está claro.
  • La versión enviada es la correcta.
  • El correo explica qué está recibiendo el cliente.
  • El correo indica qué debe hacer el cliente después.

Plantilla:

Asunto:

Entrega — [Nombre de pieza / proyecto]

Hola [Nombre],

Espero que estés muy bien.

Te comparto la entrega de [nombre de la pieza / fase]:

[LINK]

Por favor revísala y compártenos tus comentarios cuando puedas.

Si todo está correcto, avanzamos con la siguiente etapa.

Saludos,
[Nombre]

4. Proceso para coordinar una reunión de entrega

Usar cuando la entrega requiere presentación.

Pasos:

  1. Confirmar internamente que la presentación está lista.
  2. Revisar que el archivo abre correctamente.
  3. Confirmar que Oliver, director creativo o la persona responsable puede asistir.
  4. Proponer horario al cliente.
  5. Agendar reunión en Google Calendar.
  6. Agregar link de Google Meet.
  7. Invitar al cliente y al equipo interno necesario.
  8. Activar Fathom en la reunión.
  9. Después de la reunión, revisar notas y sacar próximos pasos.

Plantilla:

Asunto:

Reunión para presentar avances — [Nombre de marca]

Hola [Nombre],

Espero que estés muy bien.

Ya tenemos lista la presentación de [fase / propuesta / entrega] para [Nombre de marca].

Nos gustaría revisarla contigo en una videollamada para explicarte el trabajo y definir los siguientes pasos.

Te propongo reunirnos el [Día] a las [Hora].

¿Te funciona?

Saludos,
[Nombre]

5. Después de una entrega

Después de entregar algo al cliente, actualizar:

· Tabla de Figma.
· Cronograma interno.
· Estado del proyecto.
· Próxima acción.

Ejemplo:

Estado anterior: En diseño.
Estado nuevo: En revisión cliente (Hold).
Próxima acción: Esperar comentarios del cliente, comunciarse con ellos si no han contestado a los 2 días.

6. Comentarios del cliente

Cuando el cliente envía comentarios, el Coordinador debe:

  1. Revisar si los comentarios están claros.
  2. Confirmar si están dentro del alcance.
  3. Si son claros, compartirlos con el equipo.
  4. Si son ambiguos, pedir aclaración al cliente.
  5. Si parecen fuera de alcance del proyecto/servicio, escalar a Oliver.

No enviar comentarios confusos al equipo sin ordenar. Si es necesario pedir al cliente que consolide todos sus comentarios en documento y que explique qué áreas de diseño son las que desea modificar (Ej. Tipográfia, Color, Vectores, Ilustraciones, O toda la dirección creativa)

El trabajo del Coordinador es digerir estos comentarios y hacerlos llegar a la persona correspondiente. Puede copiarlos y pegarlos en un correo y añadir su análisis de los comentarios del cliente para ayudar al diseñador/a con el racional de cómo recomienda al diseñador/a proceder.

7. Solicitar review de Google My Business en entregas finales

Cuando el proyecto ya está en una etapa avanzada o final, el Coordinador puede solicitar una reseña de Google My Business al cliente.

Esto solo debe hacerse si el cliente está satisfecho con el trabajo y la relación va bien.

No se debe pedir una reseña cuando:

  • El cliente está molesto.
  • Hay entregas atrasadas.
  • Hay comentarios fuertes sin resolver.
  • El cliente todavía no ha aprobado nada importante.
  • El proyecto está bloqueado por errores internos.

El mejor momento para pedir la reseña es después de una entrega importante aprobada o al cierre del proyecto, cuando el cliente ya vio valor en el trabajo realizado.

Ejemplos de buenos momentos:

El cliente aprobó la identidad visual y se siente satisfecho.
El cliente quedó satisfecho con la presentación final.
El cliente confirmó que le gustó el resultado.
El cliente recibió sus archivos finales.
El cliente escribió algo positivo por correo o WhatsApp.

La solicitud debe ser breve, amable y directa. No se debe presionar al cliente.

Este es el link para dejar la review directamente el perfil de Google My Business de Dizalo Guatemala https://g.page/r/CXiPdOmWMHfzEBM/review

8. Plantilla para pedir review de Google My Business

Asunto: Gracias por confiar en Dizalo

Hola [Nombre],

Nos alegra mucho saber que quedaron contentos con el resultado de [Nombre de marca / proyecto].

Para nosotros fue un gusto acompañarlos en este proceso.

Si te parece, nos ayudaría mucho que pudieras dejarnos una reseña en Google contando brevemente cómo fue tu experiencia trabajando con Dizalo.

Puedes hacerlo aquí:

https://g.page/r/CXiPdOmWMHfzEBM/review

No tiene que ser algo largo. Con unas líneas sobre el proceso, la atención y el resultado final es suficiente.

Muchas gracias de nuevo por la confianza.

Saludos,
[Nombre]
Dizalo

9. Plantilla más corta por WhatsApp o correo breve

Hola [Nombre], nos alegra mucho que hayan quedado contentos con el resultado de [Nombre de proyecto].

Si te parece, nos ayudaría mucho que nos dejaras una reseña en Google contando brevemente tu experiencia trabajando con Dizalo:

https://g.page/r/CXiPdOmWMHfzEBM/review

Con unas líneas es suficiente.
¡Gracias por la confianza!

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