Este apartado explica cómo el Coordinador debe identificar, clasificar y resolver los bloqueantes que impiden el avance de un proyecto. Su objetivo es asegurar que cada problema tenga una acción clara el mismo día, ya sea pedir información al cliente, solicitar recursos, escalar una revisión a dirección, aclarar una solicitud ambigua o redefinir prioridades internas. En esta fase, el Coordinador debe actuar rápido, comunicarse con la persona correcta y evitar que los proyectos queden detenidos por falta de seguimiento.
Tabla de contenidos
Fase 05 — Seguimiento de Bloqueantes
Un bloqueante es cualquier cosa que impide que un proyecto avance.
El trabajo del Coordinador no es solo detectar bloqueantes.
El trabajo es resolverlos o escalarlos rápido.
Esto significa que el que un bloqueante deje de existir depende de un 99% de la velocidad que tiene el coordinador para comunicarse con la persona correcta y darle el insumo adecuado para el proyecto progrese.
Un proyecto puede bloquearse por varias razones:
- Falta información del cliente.
- Falta pago.
- Falta un archivo.
- Falta texto.
- Falta una foto.
- Falta una medida.
- Falta un logo.
- Falta asignar diseñador.
- Falta revisión de dirección creativa.
- Una diseñadora depende del archivo de otra diseñadora.
- El cliente pidió algo ambiguo.
- El equipo no tiene claro qué debe hacer.
1. Revisar bloqueantes después de la reunión de estatus
Después de cada reunión de estatus, el Coordinador debe revisar la tabla de Figma y detectar qué proyectos están detenidos.
Debe enfocarse en la columna:
«RECURSOS NECESARIOS»
Ahí debe estar escrito qué hace falta para que el proyecto avance.
Ejemplo:
| Cliente | Qué necesita | Asignación | Recursos para iniciar |
|---|---|---|---|
| Cake Studio | Íconos de highlights | Rocío | Confirmar colores con cliente |
| Tortas Mila | Variantes de logo | Leo | Recibir revisión de Oliver/director creativo |
| FASA | Propuesta de arquitectura | Oliver | Definir alcance final de la marca |
2. Clasificar el tipo de bloqueante
Cada bloqueante debe clasificarse en una de estas categorías:
| Tipo de bloqueante | Qué significa | Acción |
|---|---|---|
| Cliente | Falta información, aprobación, pago o archivo del cliente | Escribirle al cliente o llamarle (múltiples veces de ser necesario) |
| Equipo interno | Falta que una diseñadora avance o entregue algo | Pedir avance puntual, redefinir prioridades en una videollamada o por correo. |
| Dirección | Falta revisión o decisión de Oliver | Escalar a Oliver/director creativo |
| Claridad | Nadie sabe exactamente qué se debe hacer | Revisar el contrato y proveer claridad al equipo de los entregables y roles |
| Recursos | Falta archivo, texto, foto, medida, troquel o formato específico. | Solicitar recurso a cliente o imprenta. |
| Prioridad | Hay demasiadas tareas y no está claro qué va primero | Definir prioridad |
3. Resolver el bloqueante el mismo día
Regla:
Todo bloqueante detectado debe tener una acción el mismo día.
No significa que se resolverá el mismo día.
Significa que el Coordinador debe moverlo ese mismo día.
Ejemplos:
· Si falta información del cliente → enviar correo al cliente.
· Si falta revisión de Oliver → avisarle a Oliver e insistir.
· Si falta archivo de una diseñadora → pedirlo a la diseñadora.
· Si nadie sabe qué va primero → definir prioridades.
· Si el cliente pidió algo ambiguo → pedir aclaración, hacer las preguntas necesarias no dejar nada a la interpretación.
Qué hacer según el tipo de bloqueante
Caso 1 — Falta información del cliente
Ejemplos:
- Falta texto.
- Falta listado de precios.
- Falta foto.
- Falta logo.
- Falta medida.
- Falta aprobación.
- Falta confirmar uso de una pieza.
- Falta troquel
Acción:
Enviar correo al cliente solicitando la información específica.
No escribir al cliente:
“Nos falta información acerca de X”
Eso es muy general.
Escribir exactamente qué falta.
Ejemplo:
Hola [Nombre],
Espero que estés muy bien.
Para poder avanzar con [pieza / fase], necesitamos que nos compartas:
· [Recurso 1]
· [Recurso 2]
· [Recurso 3]
En cuanto tengamos esta información, el equipo podrá continuar con la siguiente etapa.
Quedo atento.
Saludos,
[Nombre]
Caso 2 — El cliente pidió algo ambiguo
Ejemplo:
El cliente dice:
“Necesitamos una valla.”
Pero no dice:
- Tamaño.
- Si será impresa o digital.
- Dónde se usará.
- Qué texto llevará.
- Cuándo la necesita.
Acción:
No asumir.
Pedir claridad.
Plantilla:
Hola [Nombre],
Para avanzar correctamente con [pieza], ¿nos puedes confirmar estos puntos?
· ¿Será una pieza digital o impresa?
· ¿Qué tamaño debe tener?
· ¿Dónde se va a usar?
· ¿Hay algún texto específico que debe incluir?
· ¿Hay fotos, logos o información que debamos usar?
· ¿Hay una fecha límite para esta pieza?
Con eso dejamos la solicitud bien encaminada.
Saludos,
[Nombre]
Caso 3 — Falta revisión de dirección creativa
Si el equipo no puede avanzar porque falta revisión de Oliver o dirección creativa, el Coordinador debe escalarlo.
Mensaje interno:
Hola Oliver (O nombre del director creativo asignado),
El proyecto de [Cliente] está pendiente de tu revisión para poder avanzar.
Lo que necesita revisión es:
· [Pieza / diseño / propuesta]
El equipo necesita saber:
· [Decisión 1]
· [Decisión 2]
· [Decisión 3]
Prioridad: [Alta / Media / Baja]
Quedo atento para actualizar al equipo.
Caso 4 — Una diseñadora no puede avanzar
El Coordinador no debe preguntar cada hora:
“¿Cómo vas?”
Eso es micromanagement y solo logras ahuyentar el talento interno a largo plazo.
Debe preguntar:
“¿Qué avance tenemos y qué falta para terminar? ¿En qué te puedo ayudar para completar esto más rápido?”
Plantilla interna:
Hola [Nombre],
Para actualizar el estatus de [Cliente], ¿me puedes confirmar?
· ¿Qué avance tenemos hasta ahora?
· ¿Qué falta para terminar?
· ¿Necesitas algún recurso para avanzar?
· ¿Hay algo que deba escalar con Oliver o con el cliente?
Gracias.
Caso 5 — Hay demasiadas tareas para una persona
Si una diseñadora tiene muchas tareas, el Coordinador debe ordenar prioridades.
La respuesta nunca debe ser:
“Haz todo hoy.”
La respuesta correcta es:
“Esta es la prioridad 1. Esto puede esperar. Esto queda en pausa.”
Criterios para priorizar:
- Cliente que paga más.
- Cliente que llegó primero.
- Tarea más urgente.
- Tarea más fácil de completar.
- Tarea que desbloquea más trabajo después.
Ejemplo:
Prioridad 1: presentación de Tortas Mila.
Prioridad 2: ajustes de Cake Studio.
Prioridad 3: piezas menores de redes.
En pausa: propuesta visual no urgente (El cliente no contesta / esta en hold).
Caso 6 — El cliente no responde
Si el cliente no responde, el proyecto no debe recibir prioridad de producción hasta que se desbloquee.
Acción:
- Enviar seguimiento.
- Registrar en la tabla que está pendiente de respuesta.
- Avisar internamente que el proyecto está detenido por falta de respuesta.
- Retomar cuando el cliente responda.
- Llamar por teléfono al cliente para aumentar la probabilidad de exito.
Plantilla:
Hola [Nombre],
Espero que estés muy bien.
Solo quería dar seguimiento a mi correo anterior sobre [tema pendiente].
Para poder continuar con el proyecto necesitamos confirmar:
· [Pendiente 1]
· [Pendiente 2]
Quedo atento para poder avanzar con el equipo.
Saludos,
[Nombre]
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