Este apartado explica cómo el Coordinador debe mantener informado al cliente durante el desarrollo del proyecto para evitar incertidumbre, retrasos percibidos o sensación de abandono. Su objetivo es definir cuándo enviar actualizaciones, cómo comunicar avances aunque todavía no exista una entrega final, cómo manejar cambios de estatus o retrasos, y cómo dar margen realista al equipo creativo antes de prometer fechas al cliente. En esta fase, el Coordinador debe cuidar la relación con el cliente, comunicar con claridad y asegurar que las expectativas estén bien manejadas durante todo el proceso.
Tabla de contenidos
- Fase 06 — Comunicación con Clientes
- 1. Cuándo enviar una actualización
- 2. Actualización después de reunión interna
- 3. Plantilla de actualización breve
- 4. Plantilla cuando no hay entrega final todavía
- 5. Regla sobre fechas
- 6. Evita confiar demasiado en estimaciones del equipo creativo. Da margen a las entregas
Fase 06 — Comunicación con Clientes
Los clientes se molestan cuando sienten que la agencia no está haciendo nada. Esto hace que se busquen a otra agencia que si les de la debida atención a su proyecto.
Muchas veces el equipo sí está trabajando, pero el cliente no lo sabe.
Por eso, el Coordinador debe mantener informado al cliente y cultivar la relación.
Antes de leer el manual consulta nuestras plantillas de correos de gestión de clientes para cada situación
1. Cuándo enviar una actualización
Enviar actualización al cliente cuando:
- Inicia una nueva fase.
- Se completa una pieza importante.
- Hay un cambio de estatus.
- Se logra un «quick win»
- Hay un retraso.
- Falta información del cliente.
- El equipo está trabajando pero todavía no hay entrega final.
- Pasaron varios días sin comunicación.
- El equipo necesita más espacio para completar las entregas (comprar tiempo con el cliente)
- Se necesita coordinar una reunión.
Regla simple:
Si el cliente puede estar preguntándose “¿qué está pasando con mi proyecto?”, hay que enviar una actualización.
2. Actualización después de reunión interna
Después de la reunión interna de estatus, revisar qué clientes necesitan actualización.
No todos los clientes necesitan correo cada vez. Solo los que:
- Tienen avances importantes.
- Están bloqueados.
- Están esperando algo.
- Llevan varios días sin recibir noticias (3-4 días).
3. Plantilla de actualización breve
Asunto:
Actualización de proyecto — [Nombre de marca]
Hola [Nombre],
Espero que estés muy bien.
Te comparto una breve actualización del proyecto de [Nombre de marca].
Actualmente el equipo está avanzando con:
· [Avance 1]
· [Avance 2]
· [Avance 3]
El siguiente paso es [próximo paso].
Cualquier avance importante te lo comparto por este medio.
Saludos,
[Nombre]
4. Plantilla cuando no hay entrega final todavía
Asunto:
Avance del proyecto — [Nombre de marca]
Hola [Nombre],
Espero que estés muy bien.
Te escribo para mantenerte al tanto del avance.
Aunque todavía no tenemos una entrega final para compartir, el equipo ya está trabajando en [fase / piezas / proceso].
Actualmente estamos revisando:
· [Punto 1]
· [Punto 2]
· [Punto 3]
Te avisaré cuando tengamos el siguiente avance listo.
Saludos,
[Nombre]
5. Regla sobre fechas
No prometer fechas exactas a clientes sin validación interna.
Usar:
“Esta semana.”
“Durante los próximos días.”
“En la siguiente fase.”
“Cuando tengamos la revisión interna aprobada.”
Evitar:
- “Mañana sin falta.”
- “El viernes a las 3:00 p.m.”
- “Ese día queda listo.”
- «A más tardar el día X»
Solo usar fecha exacta si dirección la aprobó.
6. Evita confiar demasiado en estimaciones del equipo creativo. Da margen a las entregas
Es muy común en diseñadores y editores de video que subestiman cuanto tiempo les va a tomar completar algo. Esto no es por maldad. Es simplemente una característica común en creativos. Las malas estimaciones son de esperarse por el tipo de perfil.
No es algo por el cuál debas guardarles rencor puesto a que la mayoría, cuando da una estimación de tiempo se inclina por el lado optimista y no por el realista. Tu trabajo como coordinador es NO confiar ciegamente en la fecha de entrega que da el creativo y en su lugar, darle «aire» o margen de espacio razonable a la entrega para evitar quedar mal con clientes o proveedores.
Por ejemplo. Si la entrega de logos se debe de coordinar con un cliente esta semana y al preguntar al diseñador este te dice que tendra la presentación lista «el miércoles por la mañana» coordina la reunión con el cliente para el viernes por la tarde al final del día
Esto te permite tener suficiente espacio para mitigar cualquier margen de error y evitar que el equipo llegue a reuniones con presentaciones hechas a «la carrera», llenas de errores o directamente incompletas que obliguen a reagendar con el cliente y perder la percepción de marca de ser un equipo ordenado y eficiente.
¿Qué hago si un creativo/a es lento o no entrega a tiempo?
El responsable de que una entrega no este a tiempo, es el coordinador de proyectos. NO el diseñador o el equipo creativo.
- Antes de escalar, se debe de insistir, enviando hasta 3 correos de «solicitud de estatus al diseñador/a».
- Si esto no funciona. Proceder con notificar a dirección a la brevedad posible.
Si algun creativo esta tardando demasiado en entregar o esta mintiendo acerca de tiempos de entrega o avances en sus proyectos, se debe de notificar a dirección. Esto es para evaluar el caso y tomar acciones pertinentes.
Como por ejemplo, evaluar un despido o transferencia a otro proyecto. Sin embargo, una instancia individual de mala gestión de tiempo de un diseñador/a o una estimación ligeramente más optimista de lo razonable. No es motivo de alerta. Como se mencionó anteriormente «es de esperarse por el tipo de perfil».
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