Este apartado explica cómo debe liderarse la reunión interna de estatus con el equipo creativo para mantener los proyectos ordenados y en movimiento. Su objetivo es revisar cliente por cliente, definir qué necesita cada proyecto, quién está asignado, qué recursos hacen falta y cuál es la prioridad principal para cada miembro del equipo. En esta fase, el Coordinador debe preparar la reunión con anticipación, actualizar la tabla de Figma en vivo, evitar reuniones largas e improductivas y cerrar con responsabilidades claras para que el equipo sepa exactamente qué debe hacer después.
Tabla de contenidos
Fase 04 — Reunión Interna de Estatus
Las reuniones internas de estatus se realizan dos veces por semana.
Frecuencia recomendada:
· Lunes: definir prioridades de la semana.
· Jueves: revisar avance y cerrar la semana.
Duración recomendada: 30 a 45 minutos. (Una reunión de estatus de 1h o más, refleja que la dinámica se esta alargando innecesariamente)
Objetivo de la reunión
El objetivo es responder estas preguntas:
- ¿Qué cliente está activo?
- ¿Qué necesita cada cliente?
- ¿Quién está asignado?
- ¿Qué recurso falta para avanzar?
- ¿Qué proyecto está bloqueado?
- ¿Qué se debe entregar esta semana?
- ¿Qué debe revisar dirección?
- ¿Qué cliente necesita actualización?
1. Antes de la reunión
El Coordinador debe revisar:
- Tabla de proyectos en Figma.
- Correos recientes de clientes.
- Pendientes de la reunión anterior.
- Entregas próximas.
- Bloqueantes abiertos.
- Mensajes del equipo.
Tiempo estimado: 15 minutos.
2. Durante la reunión
El Coordinador debe liderar la reunión.
Abrir la tabla de Figma y revisar cliente por cliente.
Por cada cliente preguntar:
- ¿Cuál es el estatus actual?
- ¿Qué necesita el cliente?
- ¿Cuál es el próximo entregable?
- ¿Quién está asignado?
- ¿Qué recurso falta para iniciar o avanzar?
- ¿Hay algún bloqueante?
- ¿Qué prioridad tiene?
3. Actualizar la tabla en vivo
La tabla debe tener mínimo estas columnas:
- Nombre de cliente
- Qué necesita
- Asignación
- Recursos Necesarios
Ejemplo:
Cliente: Cake Studio
Qué necesita: revisión de iconos de highlights
Asignación: Rocío
Recursos necesarios: confirmar colores alternativos con cliente
Cliente: Tortas Mila
Qué necesita: variantes para submarcas
Asignación: Leo
Recursos para iniciar: logos base aprobados
Cliente: FASA
Qué necesita: revisión de alcance para arquitectura de marca
Asignación: Oliver
Recursos para iniciar: definir si se cotiza como fase adicional
4. No terminar la reunión sin prioridades claras
Antes de cerrar, cada persona debe saber:
- Qué debe hacer.
- Para qué cliente.
- Qué debe entregar.
- Qué necesita para iniciar.
- Qué prioridad tiene.
El error #1 es no dejar en claro cuál es la prioridad #1 para cada miembro del equipo. Estamos gestionando tiempo y energía de los trabajadores asi que hay que hacer un uso sabio del mismo.
Si alguien no tiene claridad de qué hacer, la reunión no terminó correctamente.
5. Después de la reunión
El Coordinador debe hacer 4 cosas:
- Revisar notas de Fathom.
- Actualizar la tabla de Figma.
- Enviar resumen interno al equipo.
- Empezar a desbloquear proyectos ese mismo día.
Tiempo estimado: 30 a 45 minutos después de la reunión.
Plantilla: resumen interno después de reunión de estatus
Enviar un mensaje corto al equipo.
Asunto o encabezado:
Prioridades después de reunión de estatus — [Fecha]
Mensaje:
Hola equipo,
Les comparto el resumen de prioridades después de la reunión de estatus:
[Nombre Diseñadora 1]
· Cliente: [Nombre]
· Prioridad 1: [Tarea]
· Recurso pendiente: [Recurso]
· Fecha interna estimada: [Día o semana]
[Nombre Diseñadora 2]
· Cliente: [Nombre]
· Prioridad 1: [Tarea]
· Recurso pendiente: [Recurso]
· Fecha interna estimada: [Día o semana]
Bloqueantes detectados:
· [Cliente] — falta [recurso]. Acción: [quién lo pedirá].
· [Cliente] — pendiente revisión de Oliver. Acción: escalar hoy.
· [Cliente] — cliente no ha respondido. Acción: enviar seguimiento.
Cualquier cambio importante lo actualizo por este mismo medio.
Saludos,
[Nombre]
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