Este apartado explica el proceso que debe seguir el Coordinador de Clientes y Proyectos para recibir formalmente a un nuevo cliente después de que ventas confirma el pago y el acuerdo firmado. Su objetivo es asegurar que ningún proyecto inicie sin la información mínima necesaria, que el alcance contratado esté claro desde el principio y que el cliente reciba una bienvenida ordenada. En esta fase se valida la información de ventas, se revisa el contrato, se crea la carpeta interna del proyecto, se envía el brief estratégico, se coordina la reunión de kickoff y se registra al cliente en la tabla de proyectos para dar inicio al trabajo de forma organizada.
Tabla de contenidos
Fase 01 — Onboarding de Cliente
El onboarding empieza cuando el equipo de ventas confirma que el cliente ya pagó el anticipo o el servicio.
No debe iniciar ningún proyecto sin confirmación de pago.
1. Recibir confirmación de ventas
El equipo de ventas debe informar al Coordinador que el cliente ya está confirmado.
El mensaje debe incluir:
- Nombre del cliente.
- Nombre de la marca o empresa.
- Servicio contratado.
- Monto pagado.
- Comprobante de pago.
- Acuerdo o contrato firmado.
- Propuesta aprobada.
- Correo del cliente.
- Teléfono del cliente, si aplica.
Si falta alguno de estos datos, el Coordinador debe pedirlo al equipo de ventas antes de contactar al cliente.
2. Leer el acuerdo o contrato
Antes de escribirle al cliente, el Coordinador debe leer el acuerdo o contrato.
Debe identificar:
- Qué servicio compró el cliente.
- Qué entregables incluye.
- Qué entregables NO incluye.
- Cuántas fases tiene el proyecto.
- Qué piezas finales se deben entregar.
- Cuáles son las condiciones de pago.
- Si hay fechas importantes mencionadas.
- Si hay algo especial que se prometió al cliente.
No se debe coordinar un proyecto sin entender qué se vendió.
3. Crear carpeta interna del cliente
Crear una carpeta en Google Drive usando este formato:
NOMBRE DE CLIENTE — NOMBRE DE MARCA — AÑO
Ejemplo:
TORTAS MILA / REFRESH DE MARCA / 2026
Esta carpeta sirve para USO INTERNO DE LA AGENCIA. No es para compartir con el cliente o usarla para las entregas. Es para tener todos los recursos en orden.
Dentro de la carpeta crear estas subcarpetas:
📁 SERVICIOS CREATIVOS (Producción)
- 📂Marketing
- 📂Branding
- 📂Diseño de producto (Web)
📁 INFORMACIÓN DEL CLIENTE
- 📂Brief
- 📂Contrato y Propuesta
- 📂Presentaciones
- 📂Estrategia
- 📂Investigación
Los diseñadores ya tienen una estructura oficial de carpetas para las entregas. Esta estructura es simplemente para mantener el orden y evitar que se pierdan archivos o editables (que puede llegar a pasar), por eso, para evitar la perdida de datos y enviar recursos agilmente al equipo armar esta carpeta.
4. Enviar correo de bienvenida
Después de revisar el contrato y crear la carpeta, enviar el correo de bienvenida al cliente.
Asunto: Inicio de proyecto — [Nombre de Marca]
Correo:
Hola [Nombre],
Espero que estés muy bien.
Mi nombre es [Nombre del Coordinador] y estaré apoyando con la coordinación de tu proyecto dentro de Dizalo.
Con el acuerdo y anticipo confirmados, damos inicio formal al proyecto de [Nombre de Marca].
Como siguiente paso, te comparto el brief estratégico que necesitamos que completes antes de nuestra reunión de kickoff:
[LINK AL BRIEF]
Este brief nos ayudará a recopilar la información clave para entender mejor la marca, sus objetivos, su audiencia y el alcance del proyecto.
Te propongo realizar la reunión de kickoff el día [DÍA] a las [HORA].
En esta reunión vamos a revisar el brief, alinear expectativas y explicar los siguientes pasos del proyecto.
Por favor confírmame si esa fecha y hora te funciona.
Saludos,
[Nombre]
Coordinador de Clientes y Proyectos
Dizalo
5. Dar tiempo para completar el brief
El cliente debe tener mínimo 1 a 2 días hábiles para completar el brief.
Regla:
· Si el cliente confirma el viernes, agenda kickoff lunes por la tarde o martes.
· Si el cliente confirma lunes, agenda kickoff miércoles o jueves.
· No agendes kickoff el mismo día si el cliente aún no ha llenado el brief.
El kickoff debe hacerse con información, no a ciegas. Valida con el cliente si relleno el brief y descargalo de Google Forms usando la función imprimir PDF y de allí descargar.
6. Registrar el cliente
Registrar en clickup en el espacio de trabajo de clientes activos. Creando una tarea que contenga lo siguiente
- Nombre del cliente
- Qué necesita
- Asignados al proyecto a nivel coordinación y dirección creativa
- Link a la carpeta del cliente
Ejemplo:
- Nombre: Tortas Mila
- Qué necesita: (Listado de servicios o entregables simplificado)
- Asignación: Coordinador + Director creativo
- Link a la carpeta del cliente: URL de Google Drive
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