ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: Jueves 6 de agosto del 2026
Este manual documenta el proceso operativo del rol de Coordinador de Clientes y Proyectos dentro de Dizalo. Su objetivo es estandarizar cómo se da seguimiento a los proyectos, cómo se coordina al equipo de diseño, cómo se mantiene informado al cliente y cómo se apoyan las actividades operativas relacionadas con ventas, onboarding, proveedores y reactivación de exclientes.
El manual está diseñado para ordenar las acciones clave que deben ejecutarse antes, durante y después de cada seguimiento interno, especialmente después de las reuniones de estatus. Cada sección explica qué hacer, cuándo hacerlo, cómo comunicar avances y qué situaciones deben resolverse o escalarse.
Este documento debe servir como referencia central para cualquier persona que asuma la coordinación de clientes y proyectos dentro de la agencia.
En términos simples, funciona como la guía que permite que los proyectos avancen sin perder claridad, que el equipo de diseño tenga lo necesario para trabajar, que los clientes estén bien informados y que la operación comercial mantenga continuidad.
Tabla de contenidos
- Rol: Coordinador de Clientes y Proyectos
- Recursos y plantillas
- Fases del proceso de coordinación
- Fase 01 — Onboarding de Cliente
- Fase 02 — Kickoff del Proyecto
- Fase 03 — Cronograma y Plan de Trabajo
- Fase 04 — Reunión Interna de Estatus
- Fase 05 — Seguimiento de Bloqueantes
- Fase 06 — Comunicación con Clientes
- Fase 07 — Coordinación de Entregas
- Fase 08 — Cierre Diario y Reporte Interno
- Fase 09 — Coordinación con Proveedores Externos
- Fase 10 — Apoyo a Ventas y Reactivación de exclientes por correo
- Fase 11 — Gestión de Tareas y Visibilidad (ClickUp)
- Fase 12 — Glosario y Lenguaje Común
- Reglas Generales del Rol
Rol: Coordinador de Clientes y Proyectos
El Coordinador de Clientes y Proyectos es responsable de mantener el orden operativo entre clientes, equipo de diseño, proveedores y oportunidades comerciales. Su función principal es asegurar que cada proyecto tenga seguimiento, claridad de próximos pasos y resolución rápida de bloqueantes.
Sus responsabilidades principales incluyen:
- Coordinar el seguimiento de proyectos con el equipo de diseño.
- Identificar bloqueantes y resolverlos o escalarlos.
- Enviar actualizaciones de estatus a clientes.
- Apoyar el seguimiento de leads y oportunidades comerciales.
- Coordinar proveedores externos.
- Gestionar el onboarding de nuevos clientes.
- Ejecutar campañas de reactivación de clientes pasados.
El coordinador no es solo una persona que da seguimiento. Es quien mantiene el ritmo operativo de la agencia, conecta a las personas correctas, evita que los proyectos se estanquen y asegura que tanto el cliente como el equipo sepan qué sigue.
Filosofía de Dizalo: Qué es y cómo se compone una empresa
Mira este video para entender cómo se visualiza la estructura de las empresas:
https://drive.google.com/file/d/1LPOkz3dX7EuC01lb10jn8CniGypdkyzP/view?usp=sharing
En Dizalo entendemos una empresa como un sistema. Es decir, una organización que coordina personas, recursos y capital para producir un resultado repetible, predecible y viable. Una empresa no debería depender únicamente de la energía, memoria o presencia del dueño para funcionar. Cuando eso ocurre, el negocio deja de ser una empresa real y se convierte en un trabajo que depende del fundador.
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Herramientas obligatorias
El Coordinador debe trabajar principalmente con estas herramientas:
Comunicación
- Gmail
- Google Calendar
- Google Meet
- Fathom
Gestión de proyectos
- Figma (Tabla de estatus de clientes)
- ClickUp (gestión y visibilidad de tareas)
- Google Drive
- Documentos internos de proyecto
Recursos y plantillas
Para facilitar el trabajo y mantener consistencia en todos los proyectos, utiliza los templates oficiales de la agencia.
https://drive.google.com/drive/folders/1HJ7ipmzZhyZN_gr8vWUYvFMBBb5JbQtA?usp=sharing
Fases del proceso de coordinación
El proceso del Coordinador se divide en estas fases:
Fase 01 — Onboarding de Cliente
Cómo recibir formalmente a un nuevo cliente después de que ventas confirma el pago y el acuerdo.
Fase 02 — Kickoff del Proyecto
Cómo coordinar la primera reunión formal con el cliente para alinear expectativas, revisar el brief y explicar el proceso.
Fase 03 — Cronograma y Plan de Trabajo
Cómo organizar las fases del proyecto y armar un plan de trabajo.
Fase 04 — Reunión Interna de Estatus
Cómo liderar las reuniones internas con el equipo creativo.
Fase 05 — Seguimiento de Bloqueantes
Cómo identificar qué está deteniendo un proyecto y qué acción tomar.
Fase 06 — Comunicación con Clientes
Cómo mantener informado al cliente y notificar de avances del proyecto (Comunicación)
Fase 07 — Coordinación de Entregas
Cómo decidir si una entrega se hace por correo o por reunión.
Fase 08 — Cierre Diario y Reporte Interno
Cómo informar a dirección qué avanzó, qué está bloqueado y qué necesita atención.
Fase 09 — Coordinación con Proveedores Externos
Cómo coordinar a proveedores externos de Dizalo
Fase 10 — Apoyo a Ventas y Reactivación de exclientes por correo
Cómo apoyar al equipo de ventas y reactivar clientes antiguos de Dizalo.
Fase 11 — Gestión de Tareas y Visibilidad (ClickUp)
Cómo manejar los espacios de trabajo de ClickUp para documentar tareas, dar visibilidad al equipo y conectar cada entrega con quien corresponde. La comunicación se mantiene por correo; ClickUp es para documentar y ver el estatus.
Fase 12 — Glosario y Lenguaje Común
Glosario de los términos de diseño, producción y marketing que usa el equipo, con definiciones y ejemplos de uso. Es una referencia transversal: se consulta al escribir un brief, al dar retroalimentación y al nombrar piezas, en cualquier fase del proceso.
Reglas Generales del Rol
1. No improvisar
Si no sabes qué hacer, revisa:
- Manual.
- Tabla de Figma.
- Contrato.
- Brief.
- Correos anteriores.
- Notas de Fathom.
Si aún no está claro, escalar.
2. No asumir información
No asumir:
- Medidas.
- Formatos.
- Fechas.
- Entregables.
- Prioridades.
- Cambios de alcance.
- Aprobaciones.
Si falta información, se pregunta.
3. No prometer entregas sin validar
No prometer a clientes:
- Fechas exactas.
- Cambios fuera de alcance.
- Entregas adicionales.
- Descuentos.
- Reuniones sin confirmar disponibilidad de dirección
4. Mantener todo por escrito
Toda decisión importante debe quedar en:
- Correo.
- Tabla de Figma.
- Cronograma interno.
- Resumen interno.
- Notas de reunión.
Si no está escrito, no hay validez de que paso y se puede perder.
5. El cliente debe sentir claridad
El cliente no necesita saber todo lo interno.
Pero sí necesita sentir que el proyecto está avanzando.
Por eso el Coordinador debe comunicar:
- Qué está pasando.
- Qué se está trabajando.
- Qué falta.
- Qué sigue.
Checklist Diario del Coordinador
Al iniciar el día:
- Revisar Gmail.
- Revisar calendario.
- Revisar tabla de Figma.
- Revisar cronograma interno.
- Revisar clientes bloqueados.
- Revisar entregas próximas.
Durante el día:
- Dar seguimiento a bloqueantes.
- Pedir recursos faltantes.
- Coordinar con diseñadores.
- Enviar actualizaciones a clientes.
- Coordinar reuniones.
- Actualizar estatus internos.
Al cerrar el día:
- Actualizar tabla de Figma (si es necesario).
- Actualizar cronograma interno (si aplica).
- Enviar cierre diario a dirección.
- Dejar claras las prioridades del día siguiente.
Resultado esperado del rol
Si el Coordinador hace bien su trabajo:
- Los proyectos no se quedan detenidos sin que nadie lo note.
- El equipo sabe qué debe hacer.
- Los clientes reciben actualizaciones claras.
- Dirección sabe qué está pasando.
- Las entregas se coordinan mejor.
- Los bloqueantes se resuelven más rápido.
- La agencia opera con más orden.